La aceleración y la transformación digital están cambiando la forma en que las empresas operan e interactúan con los clientes potenciales y existentes. Muchas de estas interacciones se producen en línea y conducen a la recopilación, el procesamiento y el almacenamiento de información personal, lo que conlleva el reto añadido de proteger esta información personal y su uso. Sudáfrica ha seguido a la comunidad mundial y ha creado una legislación llamada Ley de Protección de la Información Personal, también conocida como POPIA, que ha sido diseñada para proteger esta información y los datos del mal uso. A continuación examinamos esta ley y la importancia de su cumplimiento con más detalle.
Resumen de la protección de datos personales
En todo el mundo se ha producido un movimiento para garantizar la importancia de la privacidad y la protección de datos, especialmente porque cada vez hay más actividades sociales y económicas en línea.
La privacidad y la protección de la información son sólo dos de los focos de atención. Otras preocupaciones son la recopilación, el uso y el intercambio de información personal con terceros sin previo aviso ni contenido de los interesados. Según la Conferencia de las Naciones Unidas sobre Comercio y Desarrollo (UNCTAD), 128 de 194 países han puesto en marcha una legislación para asegurar la protección de los datos y la privacidad.
Los países de Europa suscriben el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que establece requisitos para que cualquiera que controle datos personales (también conocido como responsable del tratamiento) procese los datos personales de forma legal. Si hace negocios en Europa o se dirige a ciudadanos de la UE, tendrá que cumplir estos requisitos. El POPIA de Sudáfrica es muy similar al GDPR y tiene como objetivo garantizar la protección de la información personal y la privacidad.
Resumen de POPIA
Hemos mencionado que POPIA tiene como objetivo proteger la información personal y la privacidad, pero ¿cómo se hace esto? El objetivo de esta legislación es:
- Hacer efectivo el derecho constitucional a la intimidad salvaguardando los datos personales cuando son tratados por un responsable, con las limitaciones justificadas que tienen por objeto equilibrar el derecho a la intimidad con otros derechos, especialmente el derecho de acceso a la información.
- Proteger intereses importantes, incluida la libre circulación de información dentro de la República y a través de las fronteras internacionales.
- Regular el tratamiento de la información personal estableciendo condiciones en armonía con las normas internacionales que prescriben los requisitos mínimos para el tratamiento legal de la información personal.
- Proporcionar a las personas derechos y recursos para proteger sus datos personales contra el tratamiento que no se ajuste a esta ley.
- Establecer medidas voluntarias y obligatorias, incluyendo la creación de un Regulador de la Información, para garantizar el respeto, la promoción, la aplicación y el cumplimiento de los derechos protegidos por esta Ley.
Los actores de POPIA y las ocho condiciones para el tratamiento legal de la información
En lo que respecta a la POPIA, hay tres actores principales que entran en juego al examinar el procesamiento de la información. Estos son:
- Titular de los datos - La persona a la que se refieren los datos personales
- Responsable - Su organización, o la organización que decidió cómo y por qué procesar la información personal.
- Operador: la parte que procesa la información personal para el responsable.
Cada uno de estos actores tiene diferentes responsabilidades que se ajustan al tratamiento de datos e información. Estas responsabilidades suelen denominarse las ocho condiciones legales para el tratamiento de datos e incluyen:
- Rendición de cuentas: la parte responsable debe asumir la responsabilidad de cumplir con la POPIA.
- Limitación del tratamiento: el responsable debe tener una buena razón para tratar la información, por ejemplo, el consentimiento.
- Especificación de la finalidad : el interesado debe conocer la razón por la que el responsable está tratando sus datos personales.
- Limitación del tratamiento posterior: el responsable debe garantizar que, si se vuelve a tratar la información personal, ésta debe utilizarse para la finalidad original de la que se informó al interesado.
- Calidad de la información: el responsable debe garantizar que la información personal que trata es exacta y completa.
- Apertura: el responsable debe procesar la información personal de forma que permita al interesado saber qué ocurre con sus datos personales.
- Garantías de seguridad : el responsable debe proporcionar medidas de seguridad adecuadas y razonables para la información personal.
- Participación del interesado: el responsable debe comunicarse con el interesado sobre el tratamiento y debe permitirle corregir y actualizar su información.
Cumplimiento de POPIA
Todos los organismos privados y públicos deben cumplir con la POPIA y las condiciones legales mencionadas. Para garantizar el cumplimiento, una empresa tendrá que hacer cambios específicos que afectarán a la forma en que la empresa recoge, procesa, almacena y comparte la información personal relacionada con el sujeto de los datos. Esto incluye los siguientes puntos:
- Nombrar a un responsable de la información que se encargará de ayudar a su empresa a garantizar el cumplimiento de la ley mediante el desarrollo de un marco de cumplimiento de la POPIA. También aplicará y gestionará medidas y procedimientos que garanticen el tratamiento legal de los datos personales.
- Actualice su Manual de Promoción del Acceso a la Información (PAIA). La EPAI requiere que todas las empresas tengan un manual de EPAI, sin embargo, la EPAI ha añadido algunas especificaciones y requiere que usted proporcione esta información actualizada en su manual de EPAI. Su manual de EPAI debe cumplir con la EPAI.
- Evaluar los procesos actuales y recoger, registrar, almacenar y difundir información y datos personales.
- Garantizar la seguridad y las salvaguardias adecuadas para proteger la información personal y asegurar la confidencialidad e integridad de los datos. Esto incluye la identificación de los riesgos internos y externos, la aplicación de medidas de seguridad y la garantía de que funcionan eficazmente y la actualización continua de estas medidas.
- Las empresas tendrán que examinar la información que ya poseen y asegurarse de que es exacta y está actualizada. También tendrán que asegurarse de que la información se utiliza de la forma prevista originalmente. Los registros de información personal tampoco pueden conservarse más tiempo del necesario para lograr el objetivo para el que se recogió la información. Toda la información no autorizada debe ser eliminada.
- Las empresas deberán definir la finalidad de la recopilación y el tratamiento de la información para garantizar su legalidad. En este caso, el interesado debe ser notificado e informado sobre la información que se está utilizando y tratando.
- Es esencial que tenga una base legal (en términos de POPIA) para cada actividad de tratamiento que realice. Asegúrese de obtener el consentimiento informado del interesado para obtener y procesar su información.
- Cree un proceso sencillo para la recepción de las solicitudes de acceso de los interesados en relación con si tiene su información personal, qué información posee, etc. También hay que asegurarse de que puedan corregir la información, retirar el consentimiento y oponerse a la recogida de información.
- En relación con las actividades de mercadotecnia directa por vía electrónica, es necesario asegurarse de que el interesado ha dado su consentimiento para el tratamiento de su información. El interesado deberá tener una oportunidad razonable de oponerse libre e informalmente al uso de sus datos electrónicos en el momento de obtener sus datos y cada vez que se le envíe una comunicación.
- En cuanto a las transferencias transfronterizas, tendrá que tomar medidas para determinar si tiene derecho a transferir información personal sobre el interesado a un tercero en un país extranjero.
¿Por qué debe su empresa cumplir con la POPIA?
Como empresa, ahora es un requisito legal cumplir con esta ley. Las sanciones por incumplimiento de la ley POPIA pueden afectar significativamente a su empresa de muchas maneras, incluyendo multas de hasta 10 millones de rands por delitos graves, así como penas de cárcel de hasta 10 años.
Asegurar sus datos y procesos de procesamiento de datos en línea con POPIA garantizará que su empresa siga las directrices de buenas prácticas. Esto crea oportunidades, tanto a nivel local como internacional, y se refleja positivamente en su organización y su reputación. También podrá tranquilizar a sus clientes y potenciales clientes sabiendo que su información personal, sus datos y su privacidad están salvaguardados y protegidos.
Nos enorgullece anunciar que Adapt IT Telecoms, a partir del 1 de julio de 2021, cumple con POPIA. Hemos actuado con la debida diligencia para adaptar los procedimientos de procesamiento y gestión de datos a fin de garantizar que toda la información y los datos personales estén seguros y se ajusten a las directrices legales mencionadas anteriormente.
Conclusión:
La fecha de cumplimiento de la POPIA se ha ampliado hasta el 1 de febrero de 2022. Para esta fecha, las empresas de toda Sudáfrica deben garantizar el cumplimiento total de las directrices y los puntos mencionados anteriormente. En Adapt IT Telecoms, estamos orgullosos de habernos adelantado a esta fecha para garantizar nuestro cumplimiento de la POPIA y la protección de la información personal y la privacidad de nuestros clientes y potenciales clientes.
Steven Sutherland experimentado Ejecutivo de la División de TI de Adapt, líder de negocios dinámico para su División de Telecomunicaciones con una historia demostrada de 25 años en los sectores de las telecomunicaciones y la IO. Sólido profesional del marketing global, las ventas y el desarrollo de negocios con más de 15 años de experiencia centrada en los mercados del Sur y del Resto de África y una mezcla única de espíritu emprendedor combinada con una pasión tanto por la tecnología como por los negocios.
En Adapt IT, Steven es responsable de la creación y el crecimiento de la división de telecomunicaciones sobre sus competencias de software probadas en el sector, que incluyen, entre otras, la experiencia del cliente y el autoservicio, NextGen VAS, IoT, FINTECH y Advanced Analytics. Steven siempre está deseando tener la oportunidad de demostrar el valor que sus más de 20 años de experiencia en estas disciplinas pueden aportar a su negocio.
